大衛·艾倫（David Allen）從事作家、講師、顧問工作30多年。他總結出了一套面向機構的“無壓力工作”方法，名叫GTD（Getting Things Done，即“搞定”），在全世界範圍內廣受追捧。他的著作《搞定：無壓力工作的藝術》（Getting Things Done）自2001年出版以來，已經售出了150萬冊，而他本人Twitter帳戶（@gtdguy）的粉絲數也超過了120萬。
記者詹姆斯·法洛斯（James Fallows）出席過艾倫的研討會，並隨後嘗試將GTD運用於生活當中。8年前，法洛斯曾在《大西洋月刊》上撰文描述過此事。人們總是嘗試在腦海中記錄自己的的工作職責，卻不去尋找一套有效的體系（無論是紙張形式還是電子形式）將它們記錄下來，以便經常審視，這便是壓力的來源。而艾倫方法的理論基礎也由此而來。在下文中，法洛斯向艾倫問及了今天永遠線上的生活方式。同時，艾倫也會暢想我們的工作效率將會如何發展。G妹遊戲《MU：大天使之劍》
詹姆斯·法洛斯（下文簡稱JF）：我打賭，大部分閱讀這篇討論的人們，都覺得他們在處理電子郵件、短信和全天候網路環境中碰到了“忙碌危機”。今天人們遭遇的壓力感，是一種新現象嗎？
大衛·艾倫（下文簡稱DA）：每個人都有忙不過來的時候，都有腦子轉不過彎的時候。我剛剛讀到巴赫有20個孩子。今天的人們卻抱怨說：“帶孩子把我忙壞了。”那麼，帶上20個孩子，看看你會忙成什麼樣？如果你是一個音樂家，或者作家，那你的工作量就總會比別人多出一截。所以我不知道對那些從事開放職業，或者興趣廣泛的人來說，情況會不會和以前不一樣。
很多人感到茫然無措還有一個原因，是人們其實並不像我們的老祖宗那樣，真正處在遭遇危機後的生存模式中。在危機這件事上，有一點挺有意思，那就是危機其實會創造出一種寧靜感。為什麼？因為在危機中，人們必須整合所有潛在相關的各種資訊，他們必須迅速作出決定，隨後必須迅速相信自己直覺作出的判斷。他們必須採取行動。他們要根據源源不斷的資料，調整再調整。而且他們在某些成果上非常專注，而這些成果通常是活命——就是生存。別搞砸。別送命。
但你一旦不在危機當中之後，生存模式中被你過濾掉的世界就會湧進你的腦海。現在你要操心要扣多少稅了，操心車子是不是要換輪胎了，操心“我感冒了”，操心“破印表機壞掉了”。現在，那些湧進你腦子的東西又換成了電子形式，而且還7×24小時不帶間斷的。G妹遊戲《MU：大天使之劍》
為了應對這些，你需要學會一些執行技巧，和迅速決定如何分配有限資源的能力。陽光下沒有新東西。今昔不同的，只是需要做出這種執行決定的人的數量。你覺得忙不過來，只不過是你太低估這種執行上的需求了。
JF：那我們今天需要處理的巨大信息量呢？在造成某種變化的程度上，這難道不是一種變化嗎？
DA：沒有資訊超載這回事。要有的話，你進圖書館的時候早就撐死了，更別說上網的時候會給撐爆了。
實際上，世界上資訊最豐富的地方是最讓人放鬆的地方，那就是自然。它地貌多樣，細節豐富，就連輸入的形式也各種各樣。實際上，你要是想瘋掉的話，那就處理掉你接收的所有資訊吧：這就是所謂的感官惡化。
自然所包含的資訊豐富，但其中有意義的東西卻相對稀少——對人來說，可能也就是些漿果、熊、蛇、暴風雨、毒橡樹之類的。正是有意義的東西如此稀少，才強迫我們改變行為，做出決斷。電子郵件的問題在於，它不僅僅是資訊，它還是對潛在行為的需要。漿果、蛇和熊都是資訊，但它們是嵌入式的資訊，而且你不知道它們當中的具體資訊是什麼。
但電子郵件就不是這樣，它的特點是隨機性的積極強化（positive reinforcement），這也是其致癮的根本。
JF：能再說明一下嗎？
DA：比方說你從你媽媽那收到一封郵件，或者你從你老闆那收到一封郵件——它們都包含著蛇啊漿果啊熊啊這樣的資訊，但它們卻沒法一目了然，除非你看了這封郵件之後才行。現在，你腦子裡的哪塊下意識地不斷在想：“這沒准有用，這沒准有用，這沒准有用，這沒准能改變我正做的什麼事情，剛好那個事情我還不想下決定……”然後你就會把這個想法擴大上千倍，就算沒那麼多，也會擴大到上百倍。G妹遊戲《MU：大天使之劍》
做決定的能力就和肌肉一樣，這些等著做決定的事情會消磨你的精力。如果才過了半天，你就做出了很多決定的話，那你就沒多少毅力去處理剩下那半天的事情了。於是，我們就會帶著“可能有比手頭上還重要的事情等著處理”的焦灼痛苦感（Gnawing Sense of Anxiety）神遊。你不記得那件更重要的事情是什麼，但總之就是比你正在幹的事情重要，所以你就心神不寧了。於是，你在工作的時候就會操心家裡面，回到家就又會操心工作上的事情——總之不管在哪，你都是身在曹營心在漢的狀態。難怪的你的工作效率一落千丈，也難怪你的壓力跟山一樣。
那現在和過去有什麼不一樣？除了這種情況的發生頻率之外，沒別的不一樣。在過去的72個小時裡，你我處理的工作變動和優先順序改變已經比你的父輩在一個月，甚至一年內處理的量還要多。我讀到1912年的時候，人們還抱怨過電話，抱怨的內容和今天人們抱怨電子郵件的內容沒什麼兩樣：“天啊，我的生活品質都給毀了”；“打電話只是流於形式，沒什麼意義”；“電話只能帶來干擾和分心！”讀起來就跟現在一樣。1983年，我在洛克希德頭一次接觸這些問題的時候，也聽到過類似的抱怨。那幾年，你口袋裡要是有個日程本的話，那你絕對會被人當作癡迷工作效率方面的怪胎。和過去不一樣的是，經歷這種緊張感的曾經只有少數人，而如今，則是各行各業的大多數人了。
而且隨著組織結構的層級越來越平面化，各行各業中的“執行責任”也越來越多。在軍隊，一個下士在今天的戰場上要做多少決定？假如我是一個下級軍官，碰上了《黑鷹墜落》裡的那種情況，CNN拿個麥克風戳在我的面前要採訪我，那我什麼該說什麼不該說？這就是美國空軍軍事學院（Air War College）連全球政治和環境感知這種將軍才需要的東西都教給學生的原因。我們的社會越平面化，我們就越需要更多的職業人士具備剛剛談到的那些技能。
JF：我們未來處理“忙碌”的情況會怎麼樣？會因為技術變得更好？還是會因為超載變得更糟？還是說兩者皆有？
DA：我覺得，總是讓你心慌馬亂，掙扎擺脫的“忙碌陷阱”，它的程度和深度會繼續增加，因為越來越多的人會受到它的影響。G妹遊戲《MU：大天使之劍》
你頭腦中處理的事情需要外在化——用某種信任的方式捕捉下來。你要捕捉那些有潛在意義的事情，你要搞清楚這些事情對你意味著什麼，你還要把這一切梳理成思維圖，如此你才能從更廣闊的角度來看待問題。隨著更好科技的出現，我希望有一套思維圖——能夠梳理我那些思維圖的思維圖。然後我可能會說：“好，我現在要處理哪個思維圖？有親戚要過來吃飯，我要不要先處理家庭思維圖？”然後，你可以繼續處理“哦，我侄女要來，她喜歡吃這個，她最喜歡粉色，她的狗的名字是什麼……”之類的事情。然後你把事情放在一邊，說：“這個思維圖處理得差不多了，接下來處理哪個思維圖？“或者：“算了，去朗讀會兒詩歌吧。”
這些問題其實都是老問題。不過我們能找到更好的工具，讓大腦舒坦起來。
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